Audyt - czy czas się pakować ?

Wiele osób gdy słyszy informację, że w jego dziale odbędzie się Audyt myśli sobie, że przyjdzie Pan, który przeprowadzi kontrole, a później to już dywanik u szefa. Serce zaczyna wtedy szybciej bić, a podczas sprzątania biurka i szukania kluczyka od szafki, w głowie pojawiają się myśli "za co chcą mnie ..., pewnie za te drukowane kolorowanki lub te zakupy na allegro."

Takie zachowanie może mieć związek z działaniami zespołów audytowych w instytucjach publicznych, które tak naprawdę przeprowadzają wewnętrzne kontrole, a może to taka nasza pokomunistyczna prl-owska naleciałość , która pozostała w naszej mentalności .

A audyt to nie kontrola.

Jak podaje sama definicja normy ISO 27001 audyt to "systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu obiektywnego oraz jego obiektywnej oceny w celu określenie stopnia spełnienia kryteriów auditu." (źródło: PN-EN ISO/IEC 27001:2017).

Mówiąc krótko, audyt to szukanie dowodów zgodności z kryteriami - wymaganiami normy, przepisami, zewnętrznymi zapisami umów.

W audycie obowiązuje tzw. Zasada domniemania zgodności – czyli, jako audytor potwierdzam, że firma działa zgodnie. Szukam dowodów spełnienia danego wymagania, a osoba, z którą przeprowadzam rozmowę jest najbardziej świadoma, gdzie taki dowód znaleźć.

Nikt nie wie więcej o danej części procesu niż osoba audytowana.

Audytując nie szukam również haków, a jedynie słabych punktów, możliwości doskonalenia.

Same wnioski z audytu służą również poprawie działania badanego obszaru, czyli całej firmy. "Czasami często" mogą one również pomóc w znalezieniu dodatkowych funduszy, o które dawno już prosiłeś.

Kluczowa jest również świadomość, że audytuje się proces, system, a nie osobę.

W sprawozdaniu nie piszę się, że Pan Krzysztof wyrzuca dokumenty do śmietnika, tylko, że nie ma niszczarek lub znajduje się ona w drugim końcu budynku.

Także proszę Cię zapamiętaj najważnieszje:

Audyt to szukanie możliwości doskonalenia albo inaczej szukanie dziur w organizacji, które pomogą nam się ustrzec przed stratami.

Audyt może poprawić efektywność funkcjonowania firmy.

Dlatego następnym razem gdy będziemy rozmawiali, śmiało się otwórz i wyrzuć z siebie wszystko to co Ci nie pasuje. Ja z kolei przedstawię to w odpowiedni sposób dla Zarządu.

I uwierz mi ma to wtedy większą siłę przebycia.

Sam/a pewnie nie raz tłumaczyłeś/aś coś swojemu partnerce/owi i dopiero kiedy ktoś z telewizji, jakiś szpec z ładnie podpisanym tytułem dokotora powtórzył Twoje słowa, to Twój partner/rka uznali to za sensowne, a w Twojej głowie pojawiło się "no przecież mówiłem".

To stara zasada manipulacji psychologicznej, znana jako siła autorytetu, która działa w przypadku audytu.

Pozdrawiam,

Krzysztof